QR-Rechnung erstellen als Freelancer: Anforderungen, Referenzen und ein kostenloser Generator

Seit Ende September 2022 hat die QR-Rechnung die orangen und roten Einzahlungsscheine vollständig abgelöst. Wer Schweizer Kunden fakturiert, kommt am QR-Zahlteil nicht mehr vorbei. Die gute Nachricht: Einmal verstanden, ist er schnell erstellt.

Dieser Beitrag erklärt, was in den Zahlteil gehört, wann du eine QR-IBAN brauchst und wo Freelancer am häufigsten stolpern. Wenn du direkt einen Zahlteil brauchst: Der kostenlose QR-Rechnung Generator läuft komplett im Browser, ohne Konto und ohne dass deine Daten hochgeladen werden.

Was in den Zahlteil gehört

Der Zahlteil ist der untere Abschnitt einer A4-Rechnung, 210 × 105 mm, mit Empfangsschein links und Zahlteil rechts. Diese Angaben braucht er:

• Konto: deine IBAN — für den Schweizer QR-Zahlteil muss es eine CH- oder LI-IBAN sein
• Zahlbar an: Name und Adresse des Empfängers (also dein Name bzw. deine Firma)
• Währung: CHF oder EUR
• Betrag: optional — leer lassen, wenn der Zahler ihn selbst einträgt
• Referenz: optional, aber wenn vorhanden, muss sie zum IBAN-Typ passen (dazu gleich mehr)
• Zusätzliche Informationen: eine kurze Mitteilung, meist die Rechnungsnummer

Der QR-Code in der Mitte enthält all das maschinenlesbar. Der Kunde scannt ihn in der Banking-App und muss nichts abtippen.

QR-IBAN oder normale IBAN?

Hier verrutscht es am häufigsten. Es gibt zwei gültige Kombinationen — und eine, die nicht funktioniert.

Normale IBAN (die meisten Freelancer): Du nutzt sie ohne Referenz oder mit einer RF-Referenz (Creditor Reference, beginnt mit „RF"). Für die meisten reicht die normale IBAN ohne Referenz völlig aus.

QR-IBAN: Erkennbar an der Institutsnummer im Bereich 30000–31999 (Stellen 5 bis 9). Sie gehört zwingend zu einer 27-stelligen QR-Referenz. Diese Kombination nutzt du, wenn deine Bank dir eine QR-IBAN gegeben hat und du eingehende Zahlungen automatisch zuordnen willst.

Was nicht geht: eine QR-Referenz mit einer normalen IBAN, oder eine RF-Referenz mit einer QR-IBAN. Der Generator prüft diese Kombination automatisch und weist dich hin, wenn sie nicht passt.

Die häufigsten Fehler

• Falsche IBAN-Referenz-Kombination. Siehe oben — der häufigste Grund, warum ein Zahlteil abgewiesen wird.
• Ausländische IBAN. Der Schweizer QR-Zahlteil funktioniert nur mit CH- oder LI-Konten. Für EU-Kunden mit deiner deutschen IBAN brauchst du keinen QR-Zahlteil, sondern eine normale Überweisung oder ggf. eine E-Rechnung.
• Adresse unvollständig. Name, Strasse, PLZ und Ort müssen vollständig sein, sonst validiert der Zahlteil nicht.
• Betrag im falschen Format. Zwei Nachkommastellen, kein Tausendertrennzeichen im QR-Code selbst — das übernimmt der Generator für dich.

In zwei Minuten zum Zahlteil

1. Generator öffnen — er ist mit Beispieldaten vorausgefüllt.
2. Deine Angaben, IBAN und den Betrag eintragen. Die Vorschau erscheint live.
3. Als PDF (Zahlteil unten auf A4), PNG oder SVG herunterladen.

Nichts davon verlässt deinen Browser. Der Generator ist bewusst simpel: ein Zahlteil, sonst nichts.

Der Zahlteil ist der letzte Schritt

Ein einzelner Zahlteil ist schnell gemacht. Mühsam wird es, wenn du ihn jede Woche neu aus einer Vorlage zusammensetzt — Rechnungsnummer hochzählen, Positionen abtippen, QR-Code erzeugen, alles zusammenfügen.

Genau dieser Teil lässt sich automatisieren. Clienta erzeugt aus deiner erfassten Arbeit die ganze Rechnung und ergänzt den QR-Zahlteil automatisch. Wenn du wissen willst, wie der Weg von der erfassten Stunde zur fertigen Rechnung aussieht, hilft der Beitrag Von Stunden zur Rechnung weiter.

Und bevor du fakturierst, lohnt sich der Blick auf den Satz selbst — der Stundensatz-Rechner rechnet aus, was du verlangen solltest.