Rechnung schreiben als Freelancer: Pflichtangaben, Checkliste & häufige Fehler (2026)

Wer zum ersten Mal eine Rechnung schreiben muss als Freelancer, stellt sich schnell die gleichen Fragen: Was muss eigentlich drauf? Reicht ein PDF mit Logo und Betrag? Und was ist das mit der Umsatzsteuer, wenn ich unter der Grenze liege?

Die kurze Antwort: Es gibt gesetzliche Pflichtangaben, die auf jeder Rechnung stehen müssen — und die sich je nach Land leicht unterscheiden. Wer sie weglässt, riskiert, dass das Finanzamt die Rechnung nicht anerkennt oder der Kunde sie zur Korrektur zurückschickt.

Dieser Beitrag erklärt, was in Deutschland, Österreich und der Schweiz auf eine Rechnung gehört, welche Fehler Freiberufler am häufigsten machen und wie du das Ganze möglichst unkompliziert abbildest.

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Was muss auf eine Rechnung? Die Pflichtangaben im Überblick

Die gesetzlichen Anforderungen an Rechnungen sind in allen drei DACH-Ländern ähnlich aufgebaut, aber nicht identisch. Grundlage sind jeweils das Umsatzsteuergesetz und die entsprechenden länderspezifischen Regelungen.

Deutschland: Pflichtangaben nach § 14 UStG

In Deutschland regelt § 14 des Umsatzsteuergesetzes, was auf einer Rechnung stehen muss. Für Rechnungen über 250 Euro (netto) gelten folgende Angaben als Pflicht:

• Vollständiger Name und Anschrift von dir als Rechnungssteller und vom Empfänger
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende Rechnungsnummer (einmalig, eindeutig)
• Menge und Art der Leistung — also eine genaue Beschreibung, was du gemacht hast
• Zeitpunkt der Leistungserbringung oder Lieferung (kann auch der Leistungszeitraum sein)
• Nettobetrag, aufgeteilt nach Steuersatz
• Steuersatz und Steuerbetrag (oder Hinweis auf Steuerbefreiung)
• Bruttobetrag (Gesamtbetrag inkl. Steuer)

Bei Rechnungen bis 250 Euro gelten vereinfachte Regeln (sogenannte Kleinbetragsrechnungen) — hier reichen weniger Angaben.

Ab 2025 gelten in Deutschland zusätzlich die neuen Anforderungen zur E-Rechnung im B2B-Bereich: Unternehmen sind schrittweise verpflichtet, elektronische Rechnungen in strukturierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD zu empfangen bzw. auszustellen. Für Freiberufler, die an gewerbliche Kunden in Deutschland fakturieren, lohnt es sich, das im Blick zu behalten.

Österreich: Pflichtangaben nach § 11 UStG

In Österreich sind die Anforderungen weitgehend ähnlich. Pflicht sind:

• Name und Anschrift beider Parteien
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung
• Tag oder Zeitraum der Leistungserbringung
• Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag
• Gesamtbetrag
• UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) — ab einem Rechnungsbetrag von 10.000 Euro verpflichtend, darunter optional, aber empfohlen

Für Kleinunternehmer in Österreich (Umsatz unter 42.000 Euro/Jahr) gilt eine Sonderregel — dazu weiter unten mehr.

Schweiz: Pflichtangaben nach MWSTG

In der Schweiz ist die Grundlage das Mehrwertsteuergesetz (MWSTG). Wer der Mehrwertsteuer unterstellt ist (Jahresumsatz über CHF 100.000), muss auf Rechnungen angeben:

• Name und Adresse beider Parteien
• Datum der Rechnungsstellung
• Eindeutige Rechnungsnummer
• Beschreibung der Leistung und Zeitraum
• Nettobetrag, MWST-Satz und MWST-Betrag
• Gesamtbetrag (inkl. MWST)
• MWST-Nummer des Rechnungsstellers

Wer unter der CHF-100.000-Grenze liegt und freiwillig nicht eingetragen ist, stellt Rechnungen ohne MWST-Ausweis — muss das aber auf der Rechnung entsprechend kennzeichnen.

Ein Schweizer Spezialfall: der Swiss QR-Code (auch QR-Rechnung genannt). Seit 2022 hat er den Einzahlungsschein vollständig abgelöst. Wer an Schweizer Privatkunden oder Unternehmen fakturiert, die per Überweisung bezahlen, sollte den QR-Code auf der Rechnung integrieren — er enthält alle Zahlungsinformationen maschinenlesbar und erleichtert dem Empfänger die Zahlung.

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Checkliste: Was muss auf eine Rechnung?

Vor dem Absenden lohnt ein schneller Abgleich. Diese Punkte braucht jede Rechnung als Freelancer — unabhängig vom Land:

Grundangaben

• Vollständiger Name und Adresse (Rechnungssteller)
• Vollständiger Name und Adresse (Empfänger)
• Rechnungsdatum
• Eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer

Leistungsbeschreibung

• Genaue Beschreibung der erbrachten Leistung
• Zeitraum oder Datum der Leistungserbringung
• Menge (Stunden, Tage, Einheiten) und Einzelpreis

Beträge

• Nettobetrag
• Steuersatz (oder Hinweis auf Steuerbefreiung / Kleinunternehmerregelung)
• Steuerbetrag (falls zutreffend)
• Gesamtbetrag

Steuerliche Identifikation

• Steuernummer oder USt-IdNr. (DE) / UID-Nummer (AT) / MWST-Nummer (CH)

Zahlungsangaben

• IBAN und BIC (oder Kontonummer)
• Zahlungsfrist (z. B. "zahlbar innerhalb von 14 Tagen")
• Swiss QR-Code (falls Schweizer Empfänger)

Optional, aber empfohlen

• Projektreferenz oder Auftragsnummer des Kunden
• Eigene Bankverbindung als Fußzeile
• Hinweis auf Skonti oder Mahngebühren

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Kleinunternehmerregelung: Rechnung ohne Umsatzsteuer

Wer am Anfang der Selbstständigkeit steht oder bewusst klein bleibt, fällt oft unter die Kleinunternehmerregelung. Das bedeutet: keine Umsatzsteuer auf Ausgangsrechnungen — aber auch kein Vorsteuerabzug auf Eingangsrechnungen.

In Deutschland gilt die Regelung bis zu einem Jahresumsatz von 22.000 Euro (im Vorjahr) und voraussichtlich 50.000 Euro im laufenden Jahr. Auf Rechnungen muss zwingend ein Hinweis stehen, z. B.:

„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

In Österreich liegt die Grenze bei 42.000 Euro Jahresumsatz. Der Hinweis auf der Rechnung lautet sinngemäß:

„Umsatzsteuerfrei gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG."

In der Schweiz gibt es keine Kleinunternehmerregelung im klassischen Sinn, aber eine Umsatzgrenze: Wer weniger als CHF 100.000 Jahresumsatz hat, muss sich nicht für die Mehrwertsteuer registrieren. Rechnungen werden dann ohne MWST gestellt — ein erläuternder Hinweis ist sinnvoll, aber gesetzlich nicht vorgeschrieben.

Ein häufiger Fehler: Kleinunternehmer weisen versehentlich Umsatzsteuer auf der Rechnung aus. Das ist problematisch, weil die Steuer dann trotzdem ans Finanzamt abgeführt werden muss — auch wenn sie gar nicht hätte berechnet werden dürfen. Im Zweifel lieber einmal beim Steuerberater nachfragen.

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Die häufigsten Fehler beim Rechnungen schreiben

Nach vielen Gesprächen mit Freiberuflern zeigen sich immer wieder die gleichen Probleme.

Fehlende oder unklare Leistungsbeschreibung

"Webentwicklung Mai 2026" ist keine ausreichende Leistungsbeschreibung. Was wurde entwickelt? Über welchen Zeitraum? Wie viele Stunden zu welchem Stundensatz?

Das Finanzamt kann eine Rechnung ablehnen, wenn die Leistung nicht klar nachvollziehbar ist. Und auch Kunden stellen bei unklaren Rechnungen öfter Rückfragen oder zögern mit der Zahlung.

Keine fortlaufende Rechnungsnummer

Die Rechnungsnummer muss eindeutig und fortlaufend sein — es darf keine Lücken oder Doppelungen geben. Freiberufler, die Rechnungen manuell in Word oder Excel erstellen, verpassen das gelegentlich, weil sie Rechnungen löschen oder neu nummerieren.

Falsches oder fehlendes Leistungsdatum

Das Ausstellungsdatum der Rechnung ist nicht dasselbe wie der Zeitraum der Leistungserbringung. Beide müssen auf der Rechnung erscheinen — und sie können voneinander abweichen.

Kein Hinweis auf Kleinunternehmerregelung

Wer als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweist, ohne das zu erklären, verwirrt den Empfänger — und riskiert, dass die Rechnung zurückkommt.

Zahlungsziel fehlt oder ist unklar

"Bitte überweisen Sie den Betrag zeitnah" ist kein Zahlungsziel. Ein konkretes Datum oder eine klare Frist (z. B. 14 Tage nach Rechnungseingang) schützt dich im Fall einer Mahnung.

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Welche Tools helfen beim Rechnungen schreiben?

Wer Rechnungen regelmäßig stellt, kommt irgendwann an den Punkt, an dem Word-Vorlagen und manuelle Nummerierung mehr Aufwand erzeugen als nötig. Ein paar Optionen im Überblick:

Word/Google Docs-Vorlage: Für den Einstieg ausreichend. Die Pflichtangaben lassen sich einbauen, Nummern müssen manuell geführt werden. Kein automatischer Export, kein Überblick über offene Posten.

Lexoffice / sevDesk (DE): Bekannte Buchhaltungslösungen mit Rechnungsstellung. Gut integriert in DATEV-Workflows, eher auf buchhalterische Prozesse ausgerichtet. Für Freelancer, die primär Zeit verkaufen, oft mehr Funktionen als nötig.

Bexio (CH): Schweizer Lösung mit Swiss QR-Code-Unterstützung und solider Buchhaltung. Besonders für Schweizer Freelancer relevant, die mit Treuhändern zusammenarbeiten.

Clienta: Gedacht für Freiberufler, die Projekte, Zeiten und Rechnungen gemeinsam abbilden wollen. Zeiteinträge lassen sich direkt in Rechnungspositionen umwandeln, der Swiss QR-Code ist integriert, und Rechnungen können zur Freigabe an Kunden geschickt werden, bevor sie final gestellt werden. Preislich einsteigerfreundlich (ab €9/Monat). Sinnvoll besonders dann, wenn Zeit- und Projektdaten ohnehin digital erfasst werden.

Die Frage ist weniger "welches Tool ist das beste", sondern: Welcher Schritt im Prozess kostet dich gerade am meisten Zeit? Wer sowieso schon Zeiten trackt, profitiert davon, wenn Rechnung und Zeiterfassung aus derselben Quelle kommen. Wer hauptsächlich Pauschalpreise stellt und DATEV-kompatible Exporte braucht, ist mit einer Buchhaltungslösung besser aufgehoben.

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Rechnungsvorlagen: Selbst erstellen oder ein Tool nutzen?

Wer mit einer Vorlage starten will, kann sich in wenigen Schritten eine eigene bauen — entweder in Word, Google Docs oder direkt in einem Rechnungsprogramm.

Eine gute Vorlage enthält alle Pflichtangaben als feste Felder (Name, Adresse, Steuernummer), hat eine automatisch hochzählende Rechnungsnummer oder zumindest eine klare Nummerierungslogik, und zeigt Netto- und Bruttobeträge separat.

Wer mehrfach pro Monat Rechnungen stellt oder mit unterschiedlichen Steuersätzen arbeitet, stößt mit einer statischen Vorlage relativ schnell an Grenzen — nicht weil die Vorlage schlecht ist, sondern weil der manuelle Aufwand mit dem Volumen wächst.

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Zahlungsfristen und Mahnwesen

Ein Thema, das viele Freiberufler zu spät angehen: Was passiert, wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird?

Grundsätzlich gilt: Ohne explizite Zahlungsfrist auf der Rechnung gibt es in Deutschland eine gesetzliche Verzugsregelung, aber die greift erst nach einer Mahnung. Es ist einfacher, eine klare Frist von vorneherein zu setzen.

Wer eine Mahnung schreiben muss, sollte das sachlich tun:

1. Erste Erinnerung (freundlich, nach Ablauf der Frist)
2. Erste Mahnung (mit neuem Zahlungsziel)
3. Zweite Mahnung (mit Hinweis auf weitere Schritte)

Ab der zweiten Mahnung können in Deutschland Verzugszinsen von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz berechnet werden (bei B2B-Rechnungen). Das muss aber auf der Rechnung oder Mahnung explizit erwähnt werden.

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Fazit

Rechnung schreiben als Freelancer ist kein Hexenwerk — aber es gibt genug Details, bei denen ein kleiner Fehler später für Aufwand sorgt. Wer die Pflichtangaben kennt, eine klare Vorlage hat und Leistungen so beschreibt, dass sie für Kunden und Finanzamt nachvollziehbar sind, hat die meisten Probleme bereits aus dem Weg geräumt.

Der nächste Schritt hängt davon ab, wo du gerade stehst: Wer gerade anfängt, kommt mit einer guten Word-Vorlage weit. Wer merkt, dass Rechnungen, Zeiten und Projekte auseinanderdriften, profitiert davon, das in einem gemeinsamen System zu führen.

Falls du neugierig bist, wie das bei Clienta aussieht: clienta.app — du kannst das Tool kostenlos testen, bevor du dich für irgendetwas entscheidest.

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Rechtlicher Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Bei Unsicherheiten zu deiner spezifischen Situation empfiehlt sich der Gang zum Steuerberater.