Die wahren Kosten von zu vielen Freelancer-Tools

Es ist Freitagabend. Das Projekt ist fertig. Jetzt noch die Rechnung.

Du öffnest Notion für Projektdetails. Dann Toggl für Zeiteinträge. Dann ein Spreadsheet für die Berechnung. Danach Lexoffice für die finale Rechnung. Kundendaten, Positionen, Steuer erneut eingeben. PDF exportieren. Mail senden.

Zwanzig Minuten später ist eine Rechnung raus. Für Arbeit, die eigentlich längst erledigt war.

Wenn dir das bekannt vorkommt: Du bist nicht allein. Viele Freelancer arbeiten mit 3 bis 5 Kern-Tools gleichzeitig. Jedes Tool ist für sich gut. Das Problem sind die Lücken zwischen den Tools.

Wo Zeit und Geld wirklich verloren gehen

Die offensichtlichen Kosten sind die Abos. Ein typischer Stack sieht oft so aus:

Tool	Zweck	Monatliche Kosten
Notion oder ähnlich	Aufgaben, Notizen	~EUR 8
Toggl oder Clockify	Zeiterfassung	~EUR 10
Lexoffice oder sevdesk	Rechnungen	~EUR 12
Total		~EUR 30/Monat

Dem gegenüber steht ein verbundenes Setup:

Setup	Monatspreis	Team-Abdeckung
3-Tool-Stack	~EUR 30/Monat	meist per-user oder je Tool
Clienta	CHF 9/Monat	bis zu 5 Nutzer (Owner + 4 Teammitglieder)

Der Professional-Plan von Clienta unterstützt bis zu 15 Nutzer (Owner + 14 Teammitglieder).

Aber der Abo-Preis ist nur ein Teil.

Daten erneut eingeben

Sobald Daten von einem Tool ins andere wandern, entsteht manuelle Arbeit. Bei 10-15 Rechnungen pro Monat kommen schnell mehrere Stunden zusammen.

Kontext suchen

"Welcher Stundensatz galt nochmal?" Wenn Infos in Mail, Drive, Notion und Tool X liegen, frisst Suchen mehr Zeit als nötig.

Abweichungen klären

Zeiterfassung, Notizen und Kundenerwartung passen nicht exakt zusammen. Ohne ein gemeinsames System wird daraus regelmäßig Detektivarbeit.

Kontextwechsel

Kurzer Wechsel ins Tool, dann noch schnell etwas korrigieren, dann eine Mail sehen, dann zurückfinden. Diese kleinen Unterbrechungen kommen teurer als man denkt.

Studien zu Unterbrechungen zeigen, dass der Wiedereinstieg in konzentrierte Arbeit deutlich länger dauern kann als der eigentliche Wechsel (Quelle: UC Irvine News).

Wann konsolidieren, wann getrennt lassen?

Nicht jeder sollte sofort auf ein All-in-One wechseln.

Bei getrennten Tools bleiben, wenn:

• dein Ablauf wirklich reibungslos funktioniert
• du in einem Bereich sehr tiefe Spezialfunktionen brauchst
• deine Automationen zuverlässig laufen
• Teamrollen klar auf verschiedene Tools verteilt sind

Konsolidierung prüfen, wenn:

• du mehrmals pro Woche Daten manuell überträgst
• Rechnungen regelmäßig verzögert rausgehen
• dein Rechnungsprozess für Standardfälle zu lange dauert
• du solo oder in einem kleinen Team arbeitest

Was "All-in-One" konkret bedeuten sollte

Freelancer brauchen in der Regel keine aufgeblähte Toollandschaft, sondern einen schlanken Kern:

1. Aufgaben organisieren
2. Zeit erfassen
3. Rechnungen sauber erstellen

Bei Clienta kommen dazu klare Differenzierungsmerkmale:

• Client Approval Workflow: Freigabe von Aufgaben und Zeiten vor der Rechnung
• Verschlüsselter Vault: Zugangsdaten und sensible Infos sicher im Projektkontext
• Schweizer QR-Rechnung: Für Schweizer Rechnungsabläufe direkt unterstützt

Ein praktischer 1-Wochen-Test

1. Zähle in einer Woche deine Tool-Wechsel im Kernprozess (Aufgabe → Zeit → Rechnung)
2. Miss, wie viele Minuten pro Wechsel draufgehen (inkl. Such-/Rückfindezeit)
3. Summiere am Freitag

Wenn du unter 30 Minuten bleibst, ist dein Setup wahrscheinlich okay.

Wenn du über einer Stunde liegst, zahlt sich der Wechsel zu einem integrierten Tool meist schnell aus.

Quellen und weitere Artikel

• Toggl Preise: toggl.com/pricing
• Lexoffice Preise: lexoffice.de/preise
• MOCO Preise: mocoapp.com/pricing
• Weiterführend: Clienta vs MOCO vs Toggl+Lexoffice: Vergleich 2026
• Weiterführend: E-Rechnung für Freelancer: Was 2025/2026 wirklich Pflicht ist

Stand der Preisangaben: 23. Februar 2026. Anbieterpreise können sich ändern.

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Clienta kombiniert Aufgaben, Zeiterfassung und Rechnungen an einem Ort. Einstieg: CHF 9/Monat für bis zu 5 Nutzer.