E-Rechnung für Freelancer: Was 2025/2026 wirklich Pflicht ist

Seit dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnung im B2B-Bereich in Deutschland. Stand Februar 2026 ist die Empfangspflicht also seit über einem Jahr aktiv. Wenn du als Freelancer in Deutschland arbeitest, betrifft dich das direkt — aber nicht alles auf einmal.

Hier kommen die Fakten, ohne Umwege.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF per E-Mail. Das verwechseln viele.

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der EU-Norm EN 16931. Dein Buchhaltungsprogramm (oder das deines Kunden) kann sie automatisch einlesen, ohne dass jemand Zahlen abtippen muss.

Konkret gibt es zwei Formate:

• XRechnung — reines XML. Der Computer kann es lesen, du nicht (ohne speziellen Viewer).
• ZUGFeRD — ein PDF mit eingebettetem XML. Du siehst eine normale Rechnung, der Computer liest die Daten im Hintergrund.

Eine normale PDF-Rechnung? Gilt seit 2025 nur noch als "sonstige Rechnung" — nicht als E-Rechnung.

Der Zeitplan: Was gilt wann?

Hier wird es oft unübersichtlich. Deshalb die Kurzversion:

Seit 1. Januar 2025

Alle Unternehmen — auch Freelancer — müssen E-Rechnungen empfangen können. Keine Ausnahme, keine Übergangsfrist. Ein E-Mail-Postfach reicht als Minimum.

Bis Ende 2026

Du darfst weiterhin PDF- oder Papierrechnungen senden (mit Zustimmung deines Kunden). Das ist die Übergangsfrist, die den meisten Freelancern noch Zeit gibt.

Ab 1. Januar 2027

Wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag: Du musst jetzt E-Rechnungen senden. Unter dieser Grenze hast du noch ein Jahr.

Ab 1. Januar 2028

Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen senden. Keine Ausnahmen mehr (ausser Kleinbetragsrechnungen und B2C).

Zeitraum	Empfangen	Senden
Ab Jan 2025	Pflicht für alle	Noch freiwillig (PDF ok mit Zustimmung)
Ab Jan 2027	Pflicht für alle	Pflicht ab 800.000 € Umsatz
Ab Jan 2028	Pflicht für alle	Pflicht für alle

Betrifft es dich?

Kurze Entscheidungshilfe:

Ja, du musst E-Rechnungen empfangen können, wenn:

• Du B2B-Rechnungen erhältst (also von anderen Unternehmen einkaufst)
• Du in Deutschland steuerpflichtig bist
• Auch als Freelancer, auch bei niedrigem Umsatz

Ja, du musst E-Rechnungen senden, wenn:

• Du B2B-Rechnungen stellst (an Unternehmen, nicht an Privatpersonen)
• Dein Umsatz über 800.000 € liegt (ab 2027) oder generell ab 2028

Nein, du bist (teilweise) befreit, wenn:

• Du Kleinunternehmer nach § 19 UStG bist → du musst empfangen, aber nicht senden
• Deine Rechnungen unter 250 Euro brutto sind (Kleinbetragsrechnungen)
• Du nur an Privatpersonen (B2C) rechnest
• Du steuerfreie Leistungen erbringst oder Rechnungen ins Ausland stellst

Was passiert, wenn du es ignorierst?

Das eigentliche Problem ist nicht das Bussgeld — sondern was beim Kunden passiert:

• Dein Kunde kann den Vorsteuerabzug verlieren, wenn die Rechnung nicht den Vorgaben entspricht.
• Das führt zu Rückfragen, Korrekturen und Verzögerungen.
• Du wirkst als Lieferant unzuverlässig und riskierst Folgeaufträge.

Was jetzt zu tun ist

Unabhängig davon, wann die Sendepflicht für dich greift — hier ist deine Checkliste für heute:

1. E-Rechnungen empfangen können

Minimum: Ein E-Mail-Postfach, an das Lieferanten E-Rechnungen schicken können. Du brauchst kein spezielles Tool — aber du musst die Rechnungen 10 Jahre revisionssicher archivieren (GoBD-Pflicht). Ein normaler E-Mail-Ordner reicht dafür streng genommen nicht.

2. E-Rechnungen lesen können

XRechnung-Dateien (XML) kannst du nicht einfach öffnen. Kostenlose Optionen:

• Elster-Visualisierungsdienst (kostenlos, offiziell)
• Die meisten Buchhaltungstools (sevdesk, lexoffice, FastBill) können XRechnung und ZUGFeRD importieren

3. Dein eigenes Rechnungstool prüfen

Kann dein aktuelles Tool E-Rechnungen erstellen? Nicht jedes Tool kann das. Prüfe konkret:

• Unterstützt es XRechnung oder ZUGFeRD als Ausgabeformat?
• Kann es die Pflichtfelder nach EN 16931 korrekt befüllen?
• Erstellt es GoBD-konforme Archivkopien?

4. Mit Kunden klären

Frag deine grössten Kunden: "Welches E-Rechnungsformat bevorzugt ihr?" Manche Unternehmen und alle Behörden verlangen XRechnung. Die meisten B2B-Kunden sind mit ZUGFeRD zufrieden.

XRechnung vs. ZUGFeRD: Was nehmen?

	XRechnung	ZUGFeRD
Format	Reines XML	PDF + eingebettetes XML
Lesbar für Menschen?	Nein (Viewer nötig)	Ja (sieht aus wie normales PDF)
Haupteinsatz	Behörden (B2G), PEPPOL	B2B allgemein
Vorteil	Maximale Automatisierung	Flexibel, kundenfreundlich
Nachteil	Kein visuelles Dokument	Etwas komplexere Verarbeitung
EU-Norm EN 16931	Ja	Ja (ab Profil EN 16931)

Meine Empfehlung für Freelancer: Nimm ZUGFeRD. Deine Kunden sehen eine normale PDF-Rechnung und können sie gleichzeitig automatisch verarbeiten. XRechnung brauchst du nur, wenn ein Behördenkunde es explizit verlangt.

Welche Tools können E-Rechnungen?

Eine ehrliche Übersicht der gängigen Tools für Freelancer in Deutschland:

Tool	XRechnung	ZUGFeRD	Preis	Besonderheit
sevdesk	Ja	Ja	ab 8,90 €/Mo	Sehr verbreitet, DATEV-Export
lexoffice	Ja	Ja	ab 5,90 €/Mo	Gut für Einsteiger, Lexware-Ökosystem
FastBill	Ja	Ja	ab 9 €/Mo	Fokus auf Rechnungen + Banking
Papierkram	Ja	Ja	Kostenlos (Basis)	Zeiterfassung + Rechnungen
Clienta	Geplant	Geplant	9 CHF/Monat (inkl. 5 Nutzer)	Tasks + Zeit + Rechnungen in einem Tool

Jedes dieser Tools hat Stärken in unterschiedlichen Bereichen. sevdesk und lexoffice sind die Platzhirsche bei reiner Buchhaltung. Papierkram bietet viel für den Einstieg. Clienta kombiniert Projektmanagement mit Rechnungen — ein anderer Ansatz, der sich lohnt, wenn du nicht zwischen drei Tools wechseln willst.

Preis-Hinweis zu Clienta: 9 CHF/Monat umfasst den Owner plus 4 Teammitglieder (5 Nutzer gesamt). Der Professional-Plan umfasst den Owner plus 14 Teammitglieder (15 Nutzer gesamt).

Hinweis: Clienta unterstützt aktuell PDF-Rechnungen mit Schweizer QR-Code. XRechnung und ZUGFeRD sind auf der Roadmap.

Weiterführende Artikel

• Clienta vs MOCO vs Toggl+Lexoffice: Vergleich 2026
• Die wahren Kosten von zu vielen Freelancer-Tools

Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer (§ 19 UStG) E-Rechnungen senden?

Nein. Du bist von der Ausstellungspflicht befreit. Aber du musst E-Rechnungen empfangen können — wie alle anderen auch.

Reicht eine normale PDF?

Zum Empfangen: Ja, du musst auch "sonstige Rechnungen" (PDF, Papier) weiterhin akzeptieren. Zum Senden: Nur noch bis Ende 2026 mit Kundenzustimmung. Danach brauchst du ein E-Rechnungsformat.

Was passiert, wenn ich die Frist verpasse?

Dein Kunde kann den Vorsteuerabzug nicht geltend machen. Das macht dich als Lieferant unattraktiv. Direkte Bussgelder sind (noch) nicht vorgesehen, aber die steuerliche Nichtanerkennung trifft den Kunden — und damit indirekt dich.

Ich arbeite nur mit Schweizer Kunden. Gilt das für mich?

Die deutsche E-Rechnungspflicht gilt für steuerpflichtige B2B-Umsätze in Deutschland. Rechnungen ins Ausland oder steuerfreie Leistungen sind ausgenommen. Für die Schweiz gelten eigene Regeln (QR-Rechnung seit 2022 Pflicht).

Muss ich 10 Jahre archivieren?

Ja. E-Rechnungen müssen nach GoBD revisionssicher archiviert werden. "Revisionssicher" bedeutet: unveränderbar, nachvollziehbar, maschinell auswertbar. Ein E-Mail-Ordner allein reicht dafür nicht — du brauchst entweder ein DMS oder ein Rechnungstool mit GoBD-konformer Archivierung.

Zusammenfassung: Dein Fahrplan

1. Jetzt: Stelle sicher, dass du E-Rechnungen empfangen und archivieren kannst
2. 2026: Prüfe, ob dein Rechnungstool XRechnung oder ZUGFeRD erstellen kann
3. 2027/2028: Stelle komplett auf E-Rechnung um — je nach Umsatzgrenze
4. Tipp: Fang jetzt an, ZUGFeRD zu nutzen. Je früher du umstellst, desto weniger Stress am Stichtag.

Die E-Rechnung klingt komplizierter als sie ist. Das richtige Tool nimmt dir die Arbeit ab — du stellst die Rechnung wie gewohnt, und das Tool kümmert sich um das Format.

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