Zeiterfassung für Freelancer: Tools, Tipps & Vergleich

Ich habe über Jahre als Freelancer gearbeitet. Und die grösste Überraschung war nicht der erste schwierige Kunde oder die erste verspätete Zahlung. Es war die Erkenntnis, wie viele Stunden ich nicht abgerechnet habe — einfach weil ich sie vergessen oder falsch zugeordnet hatte.

Das Problem ist nicht, dass Freelancer keine Zeiterfassung machen. Die meisten nutzen irgendein Tool. Das Problem ist, was danach passiert: Die Stunden stehen in Toggl, die Rechnung entsteht in einem anderen Programm, und dazwischen liegt manuelles Abtippen. Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch Geld — weil Einträge verloren gehen.

In diesem Artikel vergleiche ich 8 Zeiterfassungstools für Freelancer, erkläre worauf es bei der Auswahl ankommt, und zeige, warum die Verbindung zwischen Zeiterfassung und Rechnung wichtiger ist als die meisten Features auf der Verpackung.

Was gute Zeiterfassung für Freelancer können muss

Bevor du Tools vergleichst, lohnt sich die Frage: Was braucht ein Freelancer eigentlich von seiner Zeiterfassung?

Abrechenbar vs. nicht abrechenbar trennen. Nicht jede Stunde gehört auf die Rechnung. Akquise, Buchhaltung, Weiterbildung — das sind reale Arbeitsstunden, aber keine abrechenbaren. Wenn dein Tool diese Unterscheidung nicht sauber macht, weisst du am Monatsende nicht, wie viel du tatsächlich verdient hast.

Zuordnung zu Projekten und Kunden. Wer drei Kunden parallel betreut, braucht pro Eintrag eine klare Zuordnung. Sonst wird die Rechnung zum Ratespiel.

Auswertungen, die etwas aussagen. Nicht Grafiken um der Grafiken willen, sondern Antworten auf konkrete Fragen: Wie viele Stunden habe ich diese Woche abrechenbar gearbeitet? Was ist noch nicht in Rechnung gestellt? Wie verteilt sich meine Zeit auf Projekte?

Verbindung zur Rechnung. Das ist der Punkt, an dem die meisten Setups auseinanderfallen. Wenn du Stunden in Tool A erfasst und Rechnungen in Tool B schreibst, musst du jeden Eintrag manuell übertragen. Das dauert, und es gehen Stunden verloren. Jedes Mal.

Einfacher Start. Kein Freelancer will zwei Stunden ein Tool konfigurieren. Timer starten, Projekt auswählen, fertig — das muss reichen.

8 Zeiterfassungstools im Vergleich

Hier eine Übersicht der gängigsten Tools, die für Freelancer im DACH-Raum relevant sind. Die Preise beziehen sich auf eine Person, monatliche Zahlung, Stand April 2026.

Tool	Preis/Monat	Zeiterfassung	Rechnungen	Aufgaben	Besonderheit
Toggl Track	0 € (Free)	✅	❌	❌	Grosses Ökosystem, viele Integrationen
Clockodo	0–10 €	✅	❌	❌	Deutscher Anbieter, kostenloser Einstieg
mite	5 €	✅	❌	❌	Minimalistisch, in Deutschland entwickelt
Kimai	0 € (Open Source)	✅	Einfach	❌	Selbst gehostet, volle Kontrolle
timeBuzzer	ab 9 €	✅	❌	❌	Physischer Button zum Starten/Stoppen
TrackingTime	0–5 €	✅	❌	✅	Projektbasiertes Tracking mit Team-Fokus
Papierkram	ab 8 €	✅	✅	❌	Buchhaltung + Zeiterfassung kombiniert
Clienta	9 €	✅	✅	✅	Aufgaben, Zeit und Rechnungen in einem Workflow

Die Tabelle zeigt schon das Grundproblem: Die meisten Zeiterfassungstools machen genau das — Zeit erfassen. Rechnungen, Aufgaben, Projektüberblick? Dafür brauchst du ein zweites oder drittes Tool.

Toggl Track: Der Klassiker

Toggl Track ist vermutlich das bekannteste Zeiterfassungstool weltweit. Es hat eine saubere Oberfläche, funktioniert im Browser und auf dem Handy, und der kostenlose Tarif reicht für viele Freelancer aus.

Was Toggl gut macht: Timer starten, Projekt auswählen, laufen lassen. Die Bedienung ist schnell gelernt. Berichte lassen sich nach Kunde, Projekt und Zeitraum filtern. Und es gibt Integrationen mit fast allem — Asana, Jira, Trello, Notion. Die Browser-Erweiterung erlaubt dir, den Timer direkt aus anderen Tools heraus zu starten, ohne Toggl selbst zu öffnen. Für Teams gibt es ab dem Starter-Tarif (ab ca. 9 $/Nutzer/Monat) erweiterte Funktionen wie Arbeitszeitschätzungen und Teamübersichten.

Was Toggl nicht macht: Rechnungen. Du kannst Berichte exportieren und die Daten dann in ein Rechnungstool übertragen. Aber der Schritt dazwischen ist manuell. Für Freelancer, die wenige Kunden haben und selten abrechnen, ist das kein Drama. Wer monatlich mehrere Kunden mit Stundenabrechnung hat, merkt die Lücke schnell. Es gibt zwar Integrationen mit Rechnungstools wie FreshBooks, aber die sind auf den angloamerikanischen Markt ausgerichtet — für DACH-Freelancer mit Pflichtangaben nach deutschem Recht oder Schweizer QR-Rechnung hilft das wenig.

Passt für: Freelancer, die ein reines Zeiterfassungstool suchen und die Rechnung anderswo schreiben. Besonders, wenn du bereits ein Ökosystem aus Projektmanagement-Tools nutzt, in das sich Toggl einklinken kann.

mite: Minimalistisch, deutsch, fokussiert

mite existiert seit 2007 und hat sich seitdem kaum verändert — und das ist Absicht. Es gibt Zeiteinträge, Projekte, Kunden und Berichte. Keine Rechnungen, keine Aufgaben, keine Integrationen mit allem und jedem.

Was mite gut macht: Schnelle Eingabe. Du tippst den Eintrag direkt in eine Zeile, wählst Projekt und Kunde, fertig. Kein Klicken durch Menüs. Die API ist solide dokumentiert, und das Tool läuft zuverlässig.

Was mite nicht macht: Alles ausserhalb der Zeiterfassung. Wenn du Rechnungen brauchst, brauchst du ein zweites Tool. Das ist eine bewusste Entscheidung des Teams — mite will genau eine Sache gut machen. Es gibt eine API, über die Entwickler eigene Anbindungen bauen können, aber fertige Integrationen mit deutschen Rechnungstools sind rar.

Bei 5 €/Monat für einen Nutzer ist mite fair bepreist. Kein Freemium, kein Upselling — ein Preis, alle Funktionen. Die Frage ist, ob du mit dem Minimalismus leben kannst oder ob du am Ende doch drei Tools bezahlst, die zusammen mehr kosten als eine integrierte Lösung.

Passt für: Freelancer, die ein schlankes, schnelles Zeiterfassungstool wollen und den Rest separat organisieren. Besonders beliebt bei Entwicklern und Designern, die Wert auf eine aufgeräumte Oberfläche legen.

Papierkram: Buchhaltung plus Zeiterfassung

Papierkram kommt aus der anderen Richtung: Es ist eigentlich ein Buchhaltungstool, das auch Zeiterfassung kann. Rechnungen, Angebote, Belege, EÜR — das ist der Kern. Die Zeiterfassung kommt obendrauf.

Was Papierkram gut macht: Wer ohnehin ein Buchhaltungstool braucht, bekommt die Zeiterfassung dazu. Erfasste Stunden lassen sich in Rechnungen übernehmen. Das spart den manuellen Übertrag.

Wo es hakt: Papierkram ist in erster Linie für Buchhaltung gebaut. Die Zeiterfassung funktioniert, fühlt sich aber nicht so direkt an wie bei mite oder Toggl. Und Aufgaben- oder Projektverwaltung im Sinne von „was muss ich für diesen Kunden noch erledigen" gibt es nicht.

Passt für: Freelancer, die vor allem ein Buchhaltungstool suchen und die Zeiterfassung als Zusatz mitnehmen wollen.

Clienta: Aufgaben, Zeit und Rechnungen in einem Workflow

Ich habe Clienta gebaut, weil ich als Freelancer genau das Problem hatte, das dieser Artikel beschreibt: Zeiterfassung in einem Tool, Aufgaben in einem anderen, Rechnung im dritten. Und dazwischen ging regelmässig etwas verloren.

Clienta verbindet diese drei Bereiche. Du legst ein Projekt an, erstellst Aufgaben, erfasst die Zeit direkt an der Aufgabe oder über einen Timer, und erstellst am Ende die Rechnung aus den erfassten Einträgen. Die Zeiterfassungsseite zeigt dir auf einen Blick: Gesamtstunden, abrechenbarer Wert, was noch nicht in Rechnung gestellt ist, und den Tagesdurchschnitt. Du kannst nach Projekt und Abrechnungsstatus filtern.

Der Punkt, der Clienta von reinen Zeiterfassungstools unterscheidet: Kunden können erledigte Arbeit freigeben, bevor du die Rechnung stellst. Das klingt nach einem kleinen Detail, aber es verändert die Dynamik. Rechnungen basieren dann auf freigegebener Arbeit, nicht auf einseitiger Dokumentation. Das reduziert Diskussionen über Rechnungsposten.

Was Clienta nicht ist: Ein Buchhaltungstool. Keine EÜR, kein DATEV-Import für die laufende Buchhaltung (DATEV-Export für den Steuerberater ist möglich), keine Belegverwaltung im Sinne von Papierkram oder Lexoffice. Clienta deckt den Workflow von der Aufgabe bis zur Rechnung ab — die Buchhaltung dahinter machst du weiterhin woanders.

Bei 9 €/Monat kostet Clienta mehr als ein reines Zeiterfassungstool. Aber weniger als die Kombination aus Toggl + Rechnungstool + Aufgabenverwaltung.

Passt für: Freelancer und kleine Agenturen, die Aufgaben, Zeiterfassung und Rechnungen in einem Tool wollen — und denen die Freigabe durch den Kunden wichtig ist.

Warum die Verbindung zur Rechnung entscheidend ist

Die meisten Freelancer wählen ihr Zeiterfassungstool nach der Oberfläche oder dem Preis. Beides ist relevant, aber der eigentliche Unterschied liegt woanders: Was passiert mit den erfassten Stunden?

Bei reinen Zeiterfassungstools (Toggl, mite, Clockodo) ist der Workflow so:

1. Stunden erfassen
2. Bericht exportieren (CSV, PDF)
3. Bericht öffnen, Rechnungstool öffnen
4. Posten manuell übertragen
5. Rechnung erstellen und versenden

Bei integrierten Tools (Papierkram, Clienta) sieht es so aus:

1. Stunden erfassen
2. Rechnung aus den Einträgen erstellen
3. Versenden

Der Unterschied sind nicht „ein paar Klicks". Der Unterschied ist, dass bei der manuellen Übertragung Stunden verschwinden. Nicht absichtlich — aber ein Eintrag wird übersehen, ein Projekt vergessen, eine halbe Stunde nicht übernommen. Über zwölf Monate summiert sich das.

Dazu kommt die Zeit für den Übertrag selbst. Wer drei Kunden monatlich abrechnet, verbringt bei einem Stundensatz von 80 € rechnerisch einen mittleren dreistelligen Betrag pro Jahr allein damit, Daten von einem Tool ins andere zu kopieren.

Das ist kein Argument gegen Toggl oder mite — beides sind gute Tools. Es ist ein Argument dafür, sich vor der Entscheidung zu fragen: Brauche ich nur Zeiterfassung, oder brauche ich den ganzen Weg bis zur Rechnung?

Häufige Fehler bei der Zeiterfassung

Aus eigener Erfahrung und aus Gesprächen mit anderen Freelancern — diese Fehler sehe ich immer wieder:

Stunden erst am Freitag eintragen

Wer die ganze Woche arbeitet und am Freitag aus dem Gedächtnis nachträgt, verliert Einträge. Nicht alle, aber genug. Die Lösung ist nicht Disziplin, sondern ein Tool, das den Timer so einfach macht, dass du ihn direkt nutzt. Wenn der Start zwei Klicks entfernt ist, startest du ihn. Wenn du erst ein Tool öffnen, ein Projekt suchen und ein Formular ausfüllen musst, lässt du es bleiben.

Keine Trennung von abrechenbar und nicht abrechenbar

Viele Freelancer tracken alles zusammen — oder nur das Abrechenbare. Beides ist ein Problem. Wenn du nicht weisst, wie viel deiner Arbeitszeit tatsächlich abrechenbar ist, kannst du deinen effektiven Stundensatz nicht berechnen. Und den brauchst du, um zu wissen, ob sich ein Kunde lohnt.

Zu granulare Einträge

15-Minuten-Blöcke für jeden Handgriff erzeugen Verwaltungsaufwand, der den Nutzen übersteigt. Für die meisten Freelancer reicht eine Granularität von 30 Minuten oder Aufgabenebene. Die Ausnahme: Juristen oder Berater, die vertraglich 6-Minuten-Takte abrechnen.

Das Tool nach dem Preis wählen

Ein kostenloses Zeiterfassungstool spart 5–10 € im Monat. Wenn es aber dazu führt, dass du monatlich eine Stunde mit dem Übertrag in dein Rechnungstool verbringst, zahlst du bei einem Stundensatz von 80 € effektiv 80 € für diese Ersparnis. Die Rechnung geht selten auf.

Keine regelmässige Auswertung

Zeiterfassung bringt nichts, wenn du die Daten nie anschaust. Einmal pro Woche fünf Minuten: Wie viel war abrechenbar? Welcher Kunde nimmt die meiste Zeit? Gibt es Projekte, bei denen der effektive Stundensatz unter meinem Minimum liegt? Diese Fragen beantwortet dein Zeiterfassungstool — aber nur, wenn du hinschaust.

Zu viele Tools ohne Verbindung

Toggl für die Zeit, Trello für die Aufgaben, Lexoffice für die Rechnung, Google Sheets für den Überblick. Klingt nach einem durchdachten Setup, führt aber dazu, dass du ständig zwischen Tabs wechselst und Daten manuell abgleichst. Jedes zusätzliche Tool ist eine potenzielle Bruchstelle, an der Information verloren geht. Bevor du ein neues Tool hinzufügst, frag dich: Löst das ein echtes Problem, oder kompensiert es nur die Lücken eines anderen Tools?

Wie du das passende Tool findest

Statt einer pauschalen Empfehlung hier drei Fragen, die dir die Entscheidung erleichtern:

1. Rechnest du nach Stunden ab? Wenn ja, brauchst du eine saubere Verbindung zwischen Zeiterfassung und Rechnung. Schau dir Papierkram oder Clienta an, oder eine Kombination aus Toggl + deinem bestehenden Rechnungstool.

2. Wie viele Kunden betreust du gleichzeitig? Bei einem Kunden reicht fast jedes Tool. Ab drei parallelen Kunden mit Stundenabrechnung wird der manuelle Übertrag zum Zeitfresser. Dann lohnt sich eine integrierte Lösung.

3. Arbeitest du allein oder im Team? Für Solo-Freelancer sind mite oder Toggl Track (Free) ein guter Einstieg. Wer mit Subunternehmern oder einem kleinen Team arbeitet, braucht Nutzerverwaltung und eventuell unterschiedliche Stundensätze — das können Clockodo, TrackingTime oder Clienta.

Wenn du dich für den ganzen Workflow interessierst — vom Angebot über die Projektarbeit bis zur Rechnung — findest du in unseren anderen Artikeln konkrete Anleitungen.

Zeiterfassung und Recht: Was Freelancer wissen sollten

Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts von September 2022 besteht in Deutschland eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Das Urteil richtet sich primär an Arbeitgeber, nicht an Solo-Selbstständige. Trotzdem hat es Auswirkungen: Wer mit Subunternehmern arbeitet oder Mitarbeiter beschäftigt, muss Arbeitszeiten dokumentieren.

Für Solo-Freelancer ist die Lage weniger eindeutig. Eine direkte Pflicht zur Zeiterfassung der eigenen Stunden gibt es nicht. Aber: Wer nach Stunden abrechnet, muss die abgerechneten Zeiten ohnehin nachweisen können — spätestens wenn ein Kunde nachfragt oder das Finanzamt die Plausibilität prüft. Ein sauberes Zeiterfassungstool ist deshalb weniger eine rechtliche Pflicht als eine praktische Absicherung.

In der Schweiz gibt es ähnliche Regelungen für Angestellte (Arbeitsgesetz, Art. 46). Für Freelancer gilt: Je sauberer die Dokumentation, desto weniger Diskussionen bei der Abrechnung.

Fazit

Zeiterfassung ist für Freelancer kein Selbstzweck. Sie ist das Bindeglied zwischen Arbeit und Rechnung. Wenn dieses Glied fehlt oder wackelt, gehen abrechenbare Stunden verloren.

Welches Tool das richtige ist, hängt davon ab, wo du den Bruch in deinem Workflow hast. Wenn du zufrieden bist mit deiner Rechnungsstellung und nur einen Timer brauchst, ist Toggl oder mite eine gute Wahl. Wenn du merkst, dass zwischen Zeiterfassung und Rechnung regelmässig etwas verloren geht, lohnt sich der Blick auf ein Tool, das beides verbindet.

Einen Überblick über weitere Tools für Freelancer — nicht nur Zeiterfassung, sondern auch Projektverwaltung, Kommunikation und Finanzen — findest du in unserem Freelancer-Tools 2026 Artikel.