Kleinunternehmer Rechnung: Pflichtangaben 2026

Wer sich als Kleinunternehmer selbstständig macht, schreibt irgendwann die erste Rechnung — und stellt fest, dass das gar nicht so trivial ist. Was muss drauf? Darf ich Mehrwertsteuer ausweisen? Was ist mit der Steuernummer? Und was passiert, wenn ich etwas vergesse?

Die Antworten sind eigentlich nicht kompliziert, aber sie stehen verstreut in verschiedenen Paragraphen. Dieser Beitrag fasst zusammen, welche Pflichtangaben auf eine Kleinunternehmer Rechnung gehören, was der §19-UStG-Hinweis genau bedeutet und welche Fehler du vermeiden solltest.

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Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Kurz zur Einordnung: Die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG befreit Unternehmer mit niedrigem Umsatz von der Umsatzsteuer. Du stellst Rechnungen ohne Umsatzsteuer, führst keine USt ans Finanzamt ab — kannst aber auch keine Vorsteuer aus Eingangsrechnungen abziehen.

Seit 2025 gelten neue Grenzen (Jahressteuergesetz 2024):

• Vorjahresumsatz: maximal 25.000 Euro (vorher 22.000 Euro)
• Laufendes Jahr: maximal 100.000 Euro (vorher 50.000 Euro als Prognose)

Wer im laufenden Jahr die 100.000-Euro-Grenze überschreitet, fällt ab diesem Umsatz sofort in die Regelbesteuerung — der sogenannte Fallbeileffekt. Mehr dazu weiter unten.

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Kleinunternehmer Rechnung Pflichtangaben nach §14 UStG

Auch als Kleinunternehmer musst du die Pflichtangaben nach §14 UStG einhalten. Die Befreiung betrifft nur die Umsatzsteuer, nicht die formalen Anforderungen an eine Rechnung.

Folgende Angaben müssen auf jeder Rechnung stehen:

1. Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers

Dein vollständiger Name (so wie beim Finanzamt gemeldet) und deine Geschäftsadresse. Bei einem Einzelunternehmen reicht dein Name, bei einer GbR die Namen aller Gesellschafter.

2. Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers

Name und Adresse deines Kunden. Bei Unternehmen: die Firmenbezeichnung und Geschäftsadresse.

3. Steuernummer oder USt-IdNr.

Deine Steuernummer vom Finanzamt oder — falls vorhanden — deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Eine von beiden reicht. Als Kleinunternehmer hast du oft nur die Steuernummer, weil du keine USt-IdNr. brauchst. Wenn du eine hast, kannst du sie trotzdem verwenden.

4. Rechnungsdatum

Das Datum, an dem du die Rechnung ausstellst. Nicht zu verwechseln mit dem Leistungsdatum.

5. Fortlaufende Rechnungsnummer

Eine eindeutige Nummer, die nur einmal vergeben wird. Sie muss nicht bei 1 anfangen und keine lückenlose Zahlenfolge bilden — aber sie muss einmalig und nachvollziehbar sein. Gängige Formate: 2026-001, RE-2026-0042 oder ähnlich.

6. Leistungsbeschreibung

Was hast du gemacht? Für wen? In welchem Umfang? Die Beschreibung muss so konkret sein, dass ein Dritter die Leistung nachvollziehen kann.

Zu vage: "Beratung April 2026" Ausreichend: "Konzeption und Umsetzung einer Landingpage für Produkt X, 12 Stunden à 85 €, Zeitraum 1.–15. April 2026"

7. Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung

Wann wurde die Leistung erbracht? Das kann ein konkretes Datum sein oder ein Zeitraum (z. B. "März 2026"). Das Leistungsdatum darf vom Rechnungsdatum abweichen.

8. Rechnungsbetrag (netto, ohne Umsatzsteuer)

Als Kleinunternehmer weist du nur den Nettobetrag aus. Keine Umsatzsteuer, keinen Bruttobetrag mit Steueranteil. Der Nettobetrag ist dein Gesamtbetrag.

9. Hinweis auf §19 UStG

Das ist der entscheidende Punkt, der Kleinunternehmer-Rechnungen von regulären Rechnungen unterscheidet. Dazu gleich mehr.

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Der §19-UStG-Hinweis: Was muss auf die Rechnung?

Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Formulierung. Das Finanzamt verlangt nur, dass erkennbar ist, warum keine Umsatzsteuer berechnet wird. Gängige Formulierungen:

„Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

„Kein Umsatzsteuerausweis aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß §19 UStG."

„Als Kleinunternehmer im Sinne von §19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Alle drei Varianten sind korrekt. Die erste ist die kürzeste und gebräuchlichste.

Was passiert, wenn der Hinweis fehlt?

Wenn du den Hinweis weglässt, aber trotzdem keine Umsatzsteuer ausweist, ist die Rechnung formell unvollständig. Das kann beim Kunden Fragen aufwerfen — besonders bei Unternehmen, die deine Rechnung in ihre Buchhaltung übernehmen und sich wundern, warum kein Steuersatz angegeben ist.

Im schlimmsten Fall schickt der Kunde die Rechnung zurück und verlangt eine Korrektur. Das kostet Zeit und wirkt unprofessionell.

Was passiert, wenn du Umsatzsteuer ausweist?

Das ist der teurere Fehler: Wer als Kleinunternehmer Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweist, schuldet diesen Betrag dem Finanzamt (§14c Abs. 2 UStG). Es spielt keine Rolle, dass du die Steuer gar nicht hättest berechnen dürfen. Die Steuerschuld entsteht allein durch den Ausweis auf der Rechnung.

Du musst dann entweder die Rechnung korrigieren (Stornorechnung + neue Rechnung ohne USt) oder die ausgewiesene Steuer tatsächlich abführen.

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Pflichtangaben Kleinunternehmer Rechnung vs. reguläre Rechnung

Was unterscheidet eine Kleinunternehmer-Rechnung von einer regulären Rechnung mit Umsatzsteuer? Weniger als man denkt:

Angabe	Kleinunternehmer (§19 UStG)	Regelbesteuert
Name + Adresse Rechnungssteller	✓ Pflicht	✓ Pflicht
Name + Adresse Empfänger	✓ Pflicht	✓ Pflicht
Steuernummer oder USt-IdNr.	✓ Pflicht	✓ Pflicht
Rechnungsdatum	✓ Pflicht	✓ Pflicht
Fortlaufende Rechnungsnummer	✓ Pflicht	✓ Pflicht
Leistungsbeschreibung	✓ Pflicht	✓ Pflicht
Leistungszeitpunkt/-zeitraum	✓ Pflicht	✓ Pflicht
Nettobetrag	✓ Pflicht	✓ Pflicht
Umsatzsteuersatz	✗ Nicht ausweisen	✓ Pflicht (7 % oder 19 %)
Umsatzsteuerbetrag	✗ Nicht ausweisen	✓ Pflicht
Bruttobetrag (inkl. USt)	✗ Entfällt (Netto = Gesamt)	✓ Pflicht
Hinweis auf §19 UStG	✓ Pflicht	✗ Entfällt

Der Unterschied liegt also nur in den letzten vier Zeilen: Keine Steuer ausweisen, dafür den §19-Hinweis einfügen.

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Häufige Fehler auf Kleinunternehmer Rechnungen

Aus eigener Erfahrung und aus Gesprächen mit anderen Freelancern: Diese Fehler tauchen immer wieder auf.

Umsatzsteuer ausweisen, obwohl man befreit ist

Der häufigste und teuerste Fehler. Wer eine Rechnungsvorlage aus dem Internet nimmt und vergisst, die MwSt-Zeile zu entfernen, hat ein Problem. Die Steuer muss ans Finanzamt — egal ob man Kleinunternehmer ist oder nicht. Erst eine Rechnungskorrektur löst das.

Fehlende fortlaufende Rechnungsnummer

Viele Kleinunternehmer arbeiten am Anfang mit Word- oder Google-Docs-Vorlagen und nummerieren nach Gefühl. Dann wird eine Rechnung gelöscht, die Nummer wird nochmal vergeben — und bei einer Betriebsprüfung fallen Lücken oder Doppelungen auf.

Die Rechnungsnummer muss nicht bei 1 anfangen. Aber sie muss eindeutig sein und darf nicht mehrfach vorkommen.

§19-UStG-Hinweis vergessen

Ohne den Hinweis ist die Rechnung zwar nicht ungültig, aber unvollständig. Der Kunde fragt nach, das Finanzamt kann Fragen stellen. Einfach auf jede Rechnung draufschreiben — dann ist Ruhe.

Falsche Umsatzgrenzen im Kopf

Seit 2025 gelten neue Grenzen: 25.000 Euro im Vorjahr, 100.000 Euro im laufenden Jahr. Wer noch mit den alten Werten (22.000 / 50.000 Euro) rechnet, schätzt seinen Status falsch ein. Das kann in beide Richtungen zum Problem werden — entweder entgeht dir die Befreiung, oder du nutzt sie, obwohl du sie bereits verloren hast.

Leistungsbeschreibung zu ungenau

"Website-Erstellung" reicht nicht. Das Finanzamt will wissen, was genau du gemacht hast, in welchem Zeitraum und in welchem Umfang. Wenn der Kunde eine Betriebsprüfung hat und deine Rechnung als Betriebsausgabe geltend machen will, muss die Leistung nachvollziehbar sein.

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Kleinbetragsrechnung: Vereinfachte Pflichtangaben unter 250 Euro

Für Rechnungen bis 250 Euro brutto gelten vereinfachte Regeln (§33 UStDV). Das ist besonders für Kleinunternehmer relevant, die viele kleine Aufträge abrechnen.

Bei einer Kleinbetragsrechnung reichen folgende Angaben:

• Name und Anschrift des Rechnungsstellers
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der Leistung
• Bruttobetrag (bei Kleinunternehmern: der Nettobetrag, da keine USt anfällt)
• Hinweis auf Steuerbefreiung nach §19 UStG

Was entfällt:

• Name und Anschrift des Empfängers
• Steuernummer oder USt-IdNr.
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Gesonderter Ausweis des Leistungszeitpunkts (wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt)

Die Vereinfachung ist praktisch, wenn du z. B. Workshops gibst, kleine Designaufträge abrechnest oder stundenweise berätst. Aber Achtung: Die 250-Euro-Grenze bezieht sich auf den Bruttobetrag — bei Kleinunternehmern also auf den Gesamtbetrag, weil kein Steueranteil hinzukommt.

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Wann endet der Kleinunternehmer-Status?

Die Kleinunternehmerregelung endet, wenn du die Umsatzgrenzen überschreitest. Mit den neuen Regeln ab 2025 funktioniert das so:

Variante 1: Vorjahresumsatz über 25.000 Euro Lag dein Umsatz im Vorjahr über 25.000 Euro, bist du im aktuellen Jahr kein Kleinunternehmer mehr. Du musst ab dem 1. Januar Umsatzsteuer ausweisen und abführen.

Variante 2: Laufender Umsatz überschreitet 100.000 Euro Hier greift der Fallbeileffekt: Sobald du im laufenden Jahr die 100.000-Euro-Grenze überschreitest, gilt die Regelbesteuerung ab diesem Umsatz. Nicht erst ab dem nächsten Jahr, nicht erst ab dem nächsten Monat — sofort. Die Rechnung, mit der du die Grenze übersteigst, muss bereits Umsatzsteuer enthalten.

Was sich auf deinen Rechnungen ändert

Wenn du in die Regelbesteuerung wechselst:

• Der §19-UStG-Hinweis fällt weg
• Du musst Umsatzsteuer (19 % oder 7 %) auf jeder Rechnung ausweisen
• Du brauchst eine USt-IdNr. (beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen)
• Du darfst jetzt Vorsteuer aus Eingangsrechnungen abziehen — das ist der Vorteil
• Deine Preise müssen kalkuliert werden: Weist du 19 % USt aus, bleibt dir netto weniger, wenn du den Bruttopreis nicht anpasst

Der Wechsel ist kein Drama, aber er erfordert Vorbereitung. Am besten klärst du rechtzeitig mit deinem Steuerberater, ab wann die Grenze realistisch erreicht wird.

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Rechnung ohne Umsatzsteuer: Muster-Aufbau

Damit du dir vorstellen kannst, wie eine korrekte Kleinunternehmer-Rechnung aussieht, hier der typische Aufbau:

Kopfbereich:

• Dein Name / Firmenname
• Deine Adresse
• Steuernummer: 12/345/67890

Empfänger:

• Kundenname
• Kundenadresse

Rechnungsdetails:

• Rechnungsnummer: 2026-007
• Rechnungsdatum: 7. April 2026
• Leistungszeitraum: 1.–31. März 2026

Positionen:

Beschreibung	Menge	Einzelpreis	Gesamt
Konzeption Webseite für Projekt X	8 Std.	75,00 €	600,00 €
Umsetzung Startseite und Kontaktseite	10 Std.	75,00 €	750,00 €
		Gesamtbetrag	1.350,00 €

Hinweis: Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Zahlungshinweis: Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 21. April 2026 auf folgendes Konto: [IBAN]

Kein Umsatzsteuersatz, kein Brutto-/Netto-Unterschied, kein MwSt-Betrag. Dafür der §19-Hinweis.

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So vermeidest du Fehler auf Kleinunternehmer Rechnungen

Ein paar praktische Punkte, die Ärger ersparen:

Vorlage einmal richtig aufsetzen. Nimm dir eine Stunde, bau deine Rechnungsvorlage mit allen Pflichtangaben, und verwende sie für jede Rechnung. Die häufigsten Fehler passieren, wenn jedes Mal von Null angefangen wird.

Rechnungsnummern systematisieren. Leg dir ein einfaches Schema fest (z. B. Jahreszahl + laufende Nummer) und führe eine Liste. Oder verwende ein Rechnungsprogramm, das die Nummern automatisch vergibt.

Umsatz im Blick behalten. Gerade mit den neuen Grenzen lohnt es sich, quartalsweise zu prüfen, wo du stehst. Die 100.000-Euro-Grenze im laufenden Jahr ist ein harter Schnitt — wer sie unvorbereitet überschreitet, hat mitten im Geschäftsjahr ein Umstellungsproblem.

Rechnungstool statt Word. Ab einer gewissen Anzahl an Rechnungen pro Monat spart ein Rechnungstool Zeit und verhindert Fehler. Wer als Kleinunternehmer in den Einstellungen den richtigen Steuerstatus wählt, bekommt Rechnungen ohne MwSt-Zeile und mit dem passenden §19-Hinweis — ohne jedes Mal daran denken zu müssen. Bei Clienta funktioniert das z. B. so: Du stellst im Profil ein, dass du Kleinunternehmer bist, und alle Rechnungen werden automatisch ohne Umsatzsteuer und mit dem §19-Hinweis erstellt.

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Weiterführende Artikel

• Rechnung schreiben als Freelancer: Pflichtangaben, Checkliste & häufige Fehler — der allgemeine Überblick für alle Rechtsformen und DACH-Länder
• E-Rechnung für Freelancer: Was 2025/2026 wirklich Pflicht ist — als Kleinunternehmer musst du E-Rechnungen empfangen, aber (noch) nicht senden
• Angebot schreiben als Freelancer — vom Angebot zur Rechnung: was vorher kommt

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Häufige Fragen

Welche Pflichtangaben muss eine Kleinunternehmer Rechnung enthalten?

Eine Kleinunternehmer Rechnung enthält dieselben Pflichtangaben wie eine reguläre Rechnung nach §14 UStG — mit einem Unterschied: Statt Umsatzsteuer auszuweisen, steht ein Hinweis auf die Steuerbefreiung nach §19 UStG. Konkret: Name und Adresse beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung mit Zeitraum und den Gesamtbetrag ohne Umsatzsteuer.

Wie muss der Hinweis auf §19 UStG auf der Rechnung lauten?

Es gibt keine vorgeschriebene Formulierung. Gängig ist: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Wichtig ist, dass aus dem Hinweis hervorgeht, warum keine Umsatzsteuer berechnet wird. Ob du den Paragraphen ausschreibst oder abkürzt, spielt keine Rolle.

Was passiert, wenn ich als Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer ausweise?

Du schuldest den ausgewiesenen Betrag dem Finanzamt — auch wenn du gar nicht umsatzsteuerpflichtig bist (§14c UStG). Die einzige Lösung: Rechnung stornieren und eine korrigierte Rechnung ohne USt-Ausweis an den Kunden schicken.

Was ist die Umsatzgrenze für Kleinunternehmer ab 2025?

Seit dem 1. Januar 2025 liegt die Grenze bei 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr (vorher 22.000 Euro). Im laufenden Jahr darf der Umsatz 100.000 Euro nicht überschreiten (vorher 50.000 Euro als Prognose). Bei Überschreitung der 100.000-Euro-Grenze greift die Regelbesteuerung sofort ab dem betreffenden Umsatz.

Was ist eine Kleinbetragsrechnung und welche Angaben darf ich weglassen?

Rechnungen bis 250 Euro brutto sind Kleinbetragsrechnungen. Hier reichen: dein Name und Adresse, Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung, Gesamtbetrag und der §19-UStG-Hinweis. Angaben wie Empfängeradresse, Steuernummer und Rechnungsnummer sind nicht vorgeschrieben.

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Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche Beratung. Bei Fragen zu deiner individuellen Situation wende dich an deinen Steuerberater.