XRechnung & ZUGFeRD: Was Freelancer 2026 wissen müssen

Du hast mitbekommen, dass E-Rechnungen in Deutschland Pflicht werden. Vielleicht hast du sogar schon unseren Überblick zur E-Rechnungspflicht 2025/2026 gelesen. Aber jetzt stehst du vor der konkreten Frage: XRechnung oder ZUGFeRD? Was davon brauchst du als Freelancer tatsächlich?

Die meisten Artikel zu dem Thema richten sich an Konzerne und Behörden. Für Freelancer ist die Situation deutlich einfacher, als es auf den ersten Blick wirkt. Hier ist, was du wissen musst.

Was ist XRechnung?

XRechnung ist ein reines XML-Format. Keine PDF, kein visuelles Dokument. Es ist eine strukturierte Datendatei, die Buchhaltungssysteme automatisch einlesen können.

Das Format wurde ursprünglich für den Rechnungsaustausch mit deutschen Behörden entwickelt. Seit 2020 müssen alle Rechnungen an Bundesbehörden im XRechnung-Format eingehen. Viele Landesbehörden haben nachgezogen.

Was das in der Praxis bedeutet: Wenn du für eine Stadtverwaltung, eine Universität oder ein Bundesministerium arbeitest, kommst du an XRechnung nicht vorbei. Dein Auftraggeber wird dir mitteilen, über welches Portal du die Rechnung einreichen musst (häufig über PEPPOL oder die ZRE/OZG-RE-Plattform).

Für den Alltag als Freelancer mit Firmenkunden? Eher selten relevant.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland." Der Name ist sperrig, das Konzept ist es nicht.

ZUGFeRD ist ein hybrides Format: Es kombiniert ein normales PDF-Dokument mit einer eingebetteten XML-Datei. Dein Kunde sieht eine Rechnung, die aussieht wie jede andere PDF-Rechnung. Gleichzeitig steckt im Hintergrund eine maschinenlesbare Datei, die sein Buchhaltungssystem automatisch verarbeiten kann.

Der Vorteil gegenüber XRechnung: Dein Kunde braucht keinen speziellen Viewer. Er kann die Rechnung öffnen, lesen, drucken und trotzdem automatisiert verbuchen.

Seit ZUGFeRD 2.0 ist das Format mit dem europäischen Standard Factur-X identisch und damit auch international einsetzbar.

ZUGFeRD-Profile: Nicht jedes reicht

Hier wird es für Freelancer relevant: ZUGFeRD hat verschiedene Profile, und nicht alle erfüllen die gesetzlichen Anforderungen.

Profil	Datenumfang	E-Rechnungspflicht erfüllt?
MINIMUM	Nur Grunddaten	Nein
BASIC	Standardfelder	Nein
COMFORT	Erweiterte Felder	Nein
EN 16931	Vollständig nach EU-Norm	Ja
XRECHNUNG	XRechnung-konform in ZUGFeRD	Ja
EXTENDED	Über EU-Norm hinaus	Ja (Superset)

Die wichtigste Erkenntnis: Nur ZUGFeRD ab dem Profil EN 16931 zählt als gültige E-Rechnung nach deutschem Recht. Wenn dein Tool ZUGFeRD in BASIC oder COMFORT erstellt, bist du nicht konform.

Prüfe also nicht nur, ob dein Rechnungstool "ZUGFeRD kann", sondern welches Profil es verwendet.

Wann brauchst du XRechnung, wann ZUGFeRD?

Für die meisten Freelancer lässt sich das in zwei Sätzen zusammenfassen:

XRechnung brauchst du, wenn du an Behörden oder öffentliche Auftraggeber rechnest. Die verlangen das Format, oft über ein bestimmtes Portal.

ZUGFeRD (Profil EN 16931 oder höher) reicht für alle anderen B2B-Kunden. Es ist flexibler und kundenfreundlicher, weil der Empfänger eine lesbare PDF erhält.

Beide Formate basieren auf derselben EU-Norm EN 16931. Technisch sind sie gleichwertig. Der Unterschied liegt in der Darstellung: XRechnung ist nur für Maschinen, ZUGFeRD ist für Mensch und Maschine.

Entscheidungshilfe

Beantworte diese Fragen, und du weisst, was du brauchst:

1. Fakturierst du an Behörden? → Du brauchst XRechnung.
2. Fakturierst du nur an Unternehmen? → ZUGFeRD EN 16931 reicht.
3. Fakturierst du an beides? → Du brauchst ein Tool, das beide Formate kann.
4. Fakturierst du nur an Privatpersonen? → Die E-Rechnungspflicht betrifft dich nicht (B2C ist ausgenommen).

Die Fristen nochmal im Überblick

Falls du unseren ausführlichen Artikel zur E-Rechnungspflicht noch nicht gelesen hast, hier die Kurzversion:

• Seit Januar 2025: E-Rechnungen empfangen ist Pflicht für alle.
• Bis Ende 2026: PDF-Rechnungen senden geht noch (mit Kundenzustimmung).
• Ab Januar 2027: Sendepflicht für Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz.
• Ab Januar 2028: Sendepflicht für alle.

Das heisst: Als Freelancer mit einem Umsatz unter 800.000 € hast du bis Ende 2027 Zeit, deine Rechnungen auf XRechnung oder ZUGFeRD umzustellen. Trotzdem lohnt es sich, jetzt anzufangen. Dein Buchhaltungsprozess muss sich nicht über Nacht ändern, aber dein Tool sollte bereit sein.

Wie erstellst du XRechnung oder ZUGFeRD?

Die gute Nachricht: Du musst kein XML schreiben. In der Praxis erstellt dein Rechnungstool das Format automatisch. Du füllst die Rechnung aus wie gewohnt, wählst das Ausgabeformat und das Tool generiert die konforme Datei.

Was dein Tool dafür können muss

Nicht jedes Tool ist gleich weit. Achte auf diese Punkte:

Für ZUGFeRD:

• Unterstützung ab Profil EN 16931 (nicht nur BASIC oder COMFORT)
• Korrekte Pflichtfelder nach EU-Norm: Leitweg-ID, Zahlungsbedingungen, Steueraufschlüsselung
• PDF/A-3-Format (das Containerformat für die eingebettete XML-Datei)

Für XRechnung:

• Valides XML nach dem XRechnung-Standard (aktuell Version 3.0.2)
• Leitweg-ID des Empfängers (diese bekommst du vom Auftraggeber)
• Möglichkeit, die Rechnung über PEPPOL oder ein Behördenportal zu versenden

Für beides:

• Korrekte Umsatzsteuer-Behandlung (Regelbesteuerung, Kleinunternehmer, Reverse Charge)
• Fortlaufende Rechnungsnummern
• GoBD-konforme Archivierung

Wenn du unsicher bist, welche Pflichtangaben auf eine Rechnung gehören, hilft dir unser Leitfaden zum Rechnungen schreiben als Freelancer.

Welche Tools unterstützen was?

Hier ist eine ehrliche Übersicht. Nicht jedes Tool, das "E-Rechnung" bewirbt, meint damit das richtige Profil.

Tool	XRechnung	ZUGFeRD EN 16931	DATEV-Export	Preis
sevdesk	Ja	Ja	Ja	ab 8,90 €/Mo
lexoffice	Ja	Ja	Ja	ab 5,90 €/Mo
FastBill	Ja	Ja	Ja	ab 9 €/Mo
Papierkram	Ja	Ja	Nein	Kostenlos (Basis)
Debitoor/SumUp	Ja	Ja	Nein	ab 9 €/Mo

Alle genannten Tools decken die Grundlagen ab. Der Unterschied liegt im Drumherum: Brauchst du nur Rechnungen? Oder auch Zeiterfassung, Aufgabenverwaltung und eine saubere Übergabe an den Steuerberater?

Wo DATEV-Export ins Spiel kommt

Wenn du mit einem deutschen Steuerberater arbeitest, ist DATEV-Export ein Thema. Dein Steuerberater arbeitet sehr wahrscheinlich mit DATEV-Software. Wenn dein Rechnungstool Buchungsdaten direkt im DATEV-Format exportieren kann, spart das beiden Seiten Zeit: Dir, weil du keine Belege einzeln übermitteln musst. Deinem Steuerberater, weil er die Daten nicht manuell eintippen muss.

Das ist kein Muss. Aber wenn du die Wahl hast, ist ein Tool mit DATEV-Export der bequemere Weg.

Bei Clienta ist DATEV-Export eingebaut. Das Tool kombiniert Aufgaben, Zeiterfassung und Rechnungen an einem Ort und exportiert Buchungsdaten direkt für den Steuerberater. XRechnung und ZUGFeRD stehen auf der Roadmap. Aktuell unterstützt Clienta PDF-Rechnungen mit Schweizer QR-Code.

Typische Fehler bei der Umstellung

Nach Gesprächen mit anderen Freelancern und aus eigener Erfahrung: Diese Fehler sehe ich immer wieder.

1. ZUGFeRD im falschen Profil erstellen

Dein Tool erstellt ZUGFeRD-Rechnungen, aber im Profil BASIC. Du denkst, du bist konform. Bist du nicht. Nur EN 16931 oder höher zählt. Prüfe die Einstellungen deines Tools oder frag den Support.

2. XRechnung ohne Leitweg-ID verschicken

Die Leitweg-ID ist bei Behördenrechnungen Pflicht. Ohne sie wird deine XRechnung abgelehnt. Frag deinen Auftraggeber nach der ID, bevor du die Rechnung erstellst.

3. Archivierung vergessen

Eine E-Rechnung per E-Mail zu verschicken reicht nicht. Du musst sie 10 Jahre GoBD-konform archivieren. Das bedeutet: unveränderbar, nachvollziehbar, maschinell auswertbar. Ein Ordner auf deiner Festplatte erfüllt das nicht. Die meisten Rechnungstools bieten eine konforme Archivierung im Standard an.

4. Zu spät anfangen

Die Übergangsfrist bis Ende 2026 ist kürzer, als sie klingt. Wenn du im Dezember 2026 feststellst, dass dein Tool kein ZUGFeRD EN 16931 kann, hast du ein Problem. Wechsel jetzt, teste in Ruhe und stelle bis Herbst um.

5. B2C und B2B verwechseln

Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Wenn du als Fotograf Privatpersonen fotografierst, brauchst du weder XRechnung noch ZUGFeRD. Sobald du für Unternehmen arbeitest, schon.

6. Validator nicht nutzen

Es gibt kostenlose Online-Validatoren, die deine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei auf formale Korrektheit prüfen. Der bekannteste ist der KoSIT-Validator und der Validator der EU (eSENS). Bevor du deine erste E-Rechnung an einen echten Kunden schickst, lass sie einmal durchlaufen. Fehler in der XML-Struktur oder fehlende Pflichtfelder fallen so auf, bevor dein Kunde die Rechnung ablehnt.

XRechnung und PEPPOL: Das Versandthema

Ein Punkt, der bei Freelancern oft untergeht: XRechnung beschreibt nur das Format. Wie die Rechnung beim Empfänger ankommt, ist eine separate Frage.

Für Behörden gibt es in Deutschland zwei Plattformen:

• ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform) für Bundesbehörden
• OZG-RE für Landesbehörden (je nach Bundesland unterschiedlich)

Daneben etabliert sich PEPPOL als europaweiter Standard für den elektronischen Rechnungsversand. PEPPOL ist ein Netzwerk, über das E-Rechnungen automatisch zwischen Absender und Empfänger geroutet werden. Für Freelancer ist PEPPOL aktuell noch selten relevant, aber es lohnt sich, den Begriff im Hinterkopf zu behalten. Wenn dein Auftraggeber eine PEPPOL-ID hat, kann dein Tool die Rechnung direkt zustellen, ohne E-Mail-Umweg.

Für ZUGFeRD im B2B-Bereich reicht in der Regel der Versand per E-Mail als PDF-Anhang. Keine spezielle Plattform nötig.

Was du jetzt tun solltest

Drei konkrete Schritte:

Schritt 1: Kundenmix analysieren. Hast du Behördenkunden? Dann brauchst du XRechnung. Nur Firmenkunden? ZUGFeRD reicht. Notiere dir, wer was erwartet.

Schritt 2: Tool prüfen. Kann dein aktuelles Tool ZUGFeRD im Profil EN 16931 erstellen? Wenn nein, suche Alternativen. Wenn ja, teste es einmal durch. Erstelle eine Testrechnung und prüfe, ob die XML-Daten korrekt eingebettet sind.

Schritt 3: Steuerberater informieren. Kurze E-Mail: "Ich stelle auf E-Rechnungen um, welches Format bevorzugst du für den Import?" Viele Steuerberater haben eine klare Meinung dazu und helfen bei der Einrichtung.

Häufige Fragen

Brauche ich als Freelancer XRechnung oder ZUGFeRD?

Für die meisten Freelancer reicht ZUGFeRD im Profil EN 16931. XRechnung brauchst du nur, wenn du an Behörden oder öffentliche Auftraggeber fakturierst. Die verlangen das Format explizit und geben dir in der Regel auch die nötigen Informationen (Leitweg-ID, Einreichungsportal).

Ist ZUGFeRD eine gültige E-Rechnung nach deutschem Recht?

Ja, aber nur ab dem Profil EN 16931. Ältere Profile wie BASIC oder COMFORT erfüllen die Anforderungen der E-Rechnungspflicht nicht. Achte darauf, dass dein Tool das richtige Profil verwendet. Im Zweifelsfall: In den Einstellungen nachsehen oder beim Support nachfragen.

Kann ich XRechnung und ZUGFeRD gleichzeitig nutzen?

Ja. Du kannst für Behördenkunden XRechnung und für B2B-Kunden ZUGFeRD nutzen. Beide Formate basieren auf der EU-Norm EN 16931 und sind rechtlich gleichwertig. Dein Tool muss dann beide Formate unterstützen.

Was kostet es, XRechnung oder ZUGFeRD zu erstellen?

Nichts extra, wenn dein Rechnungstool das Format bereits unterstützt. sevdesk, lexoffice, FastBill und die meisten anderen Tools bieten E-Rechnungsformate in ihren Standardplänen an. Du brauchst keine zusätzliche Software und keine separate Lizenz.

Muss ich meine alten PDF-Rechnungen nachträglich umwandeln?

Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt für neue Rechnungen ab dem jeweiligen Stichtag. Deine bestehenden Rechnungen musst du weiterhin nach GoBD aufbewahren, aber eine Umwandlung in XRechnung oder ZUGFeRD ist nicht erforderlich.

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